Vođenje državnih matica uređeno je Zakonom o državnim maticama (Narodne novine 96/93, 76/13, 98/19 i 133/22) i Naputkom za provedbu Zakona o državnim maticama (Narodne novine 117/21).
Državne matice rođenih i umrlih vode se u elektroničkom obliku, dok se matica vjenčanih osim u elektroničkom obliku vodi i na propisanom obrascu.
Državne matice rođenih, vjenčanih i umrlih vode se po matičnim područjima, prema mjestu gdje se dogodila činjenica rođenja, sklapanja braka ili smrti.
Iznimno, činjenice rođenja, sklapanja braka ili smrti hrvatskih državljana nastalih u inozemstvu upisuju se u državne matice u Gradu Zagrebu, za osobe koje su imale ili imaju posljednje prebivalište u Gradu Zagrebu, odnosno za osobe koje uopće nemaju prebivalište u Republici Hrvatskoj.
UPISI ČINJENICA NASTALIH U INOZEMSTVU
Upisi činjenica rođenja, sklapanja braka i smrti hrvatskih državljana nastalih u inozemstvu upisuju se u državne matice na temelju izvatka inozemnog tijela.
Izvadak iz državne matice inozemnog tijela mora biti sastavljen na propisanom obrascu, sukladno odredbama međunarodnih konvencija, odnosno sukladno propisima države u kojoj je izvadak izdan. Na izvatke iz inozemstva koji nisu sastavljeni sukladno međunarodnim konvencijama primjenjuju se propisi o legalizaciji isprava u međunarodnom prometu. Iznimno, upis činjenice rođenja nastale u inozemstvu može se upisati u maticu rođenih na temelju rješenja nadležnog tijela, ako se nije mogao pribaviti izvadak izdan na opisani način. Dokaze za vođenje upravnog postupka dužna je predložiti stranka.
Činjenice rođenja, sklapanja braka i smrti upisuju se u državne matice:
1. rođenje - u maticu rođenih prema mjestu prebivališta roditelja djeteta u Republici Hrvatskoj,
2. sklapanje braka - u maticu vjenčanih prema mjestu prebivališta bračnih drugova,
3. smrt - u maticu umrlih prema mjestu prebivališta umrlog.
Ako se prebivalište ne može utvrditi, upis osobe izvršit će se u odgovarajuću državnu maticu mjesta njezina rođenja u Republici Hrvatskoj. Ako se upis ne može izvršiti niti prema jednom od navedenih kriterija, upis će se izvršiti u odgovarajuću državnu maticu Gradskog ureda za opću upravu i imovinsko-pravne poslove.