U skladu sa potpisanim Pismom namjere između gradonačelnika Zagreba, Sarajeva, Podgorice i Skopja, realizirana je prva zajednička radionica za razvijanje projekta „Izgradnja sustava za gospodarenje energijom u gradovima“. U organizaciji Grada Zagreba i GTZ-a (Deutsche Gesellschaft fuer Technische Zusammenarbeit) radionica je održana u Hotelu International od 25. – 27. svibnja 2009., a u njenom radu sudjelovali su stručni predstavnici grada Zagreba, Sarajeva, Skopja, Podgorice, Freiburga, UNDP-a i GTZ-a.
Prema mišljenju svih sudionika, ostvareni su ciljevi ove prve radionice za pripremu zajedničke prijave projekta na Otvoreni regionalni fond – Energetska efikasnost u jugoistočnoj Europi. Grad Zagreb je preuzeo ulogu partnera – lidera, dok Freiburg ima ulogu modela po kojem se uspješno razvija sustav gospodarenja energijom.
Nakon što GTZ odobri projekt, slijedeća planirana radionica bila bi u Freiburgu, gradu koji je često predstavljen kao vodeći grad Savezne Republike Njemačke u području ekologije i energetske učinkovitosti.