Grad Zagreb - Razvoj sustava za upravljanje poslovnim procesima

Unapređenje organizacije poslovanja Grada, utemeljeno na upravljanju poslovnim procesima, pokrenuto je 2012. godine provedbom više projekata radi što brže prilagodbe novim uvjetima poslovanja i prihvaćanja europskih upravnih standarda.

Cilj uspostave sustava je pripremiti Grad na brzu prilagodbu promjenama i omogućiti izgradnju kvalitetnih, troškovno prihvatljivih i održivih usluga.

Realizacija provedenih projekata obuhvaća i razvijanje sustava trajnog obrazovanja zaposlenika kojim će se izgrađivati ne samo stručnost zaposlenih, nego i poticati promjene u ponašanju i načinu obavljanja poslova kroz uvođenje analize i kontinuiranog unapređenja poslovanja kao svakodnevne aktivnosti.

Učinkovito upravljanje poslovnim procesima pridonosi pojednostavljenju i modernizaciji upravnog postupanja Grada, osigurava brzu i pouzdanu podršku građanima i poslovnim subjektima, olakšava pripremu i provedbu projekata te povećava transparentnost i konkurentnost grada Zagreba, čime će se omogućiti kvalitetniji razvoj poduzetništva, privući investicije i potaknuti ukupni društveni i ekonomski razvitak.


Udruga za projektni menadžment, PMI Hrvatska je dobrovoljna i neprofitna strukovna organizacija koja promovira razvitak i unapređenje upravljanja projektima u Hrvatskoj organiziranjem stručnih konferencija, seminara, radionica i webinara, te dodjelom nagrade za projekt godine. Gđa Marija Bajica, je predsjednica udruge. Krovna organizacija PMI - Project Management Institute je, s preko 700.000 članova, od kojih je preko 250 aktivno u Hrvatskoj, najveća globalna strukovna organizacija članova, međunarodno certificiranih voditelja projekata i volontera.


Za projekt Razvoj sustava za upravljanje poslovnim procesima koji je pripremljen i proveden u 2014. godini, na natječaju za Nagradu za najbolji projekt u 2014., u organizaciji PMI Udruge za upravljanje projektima Hrvatska, ocjenjivački sud u sastavu:

- Europska banka za obnovu i razvoj - Vedrana Jelušić Kašić, direktorica EBRD za Hrvatsku
- Ekonomski fakultet Sveučilišta u Zagrebu - prof.dr.sc. Mislav Omazić, prodekan na EFZG
- Hrvatska gospodarska komora - Saša Bukovac, pomoćnik direktora Sektora za međunarodne poslove HGK
- Hrvatska udruga poslodavaca - Davor Majetić, predsjednik Hrvatske udruge poslodavaca
- PMI Udruga za upravljanje projektima Hrvatska - Sonja Prišćan, rizničarka PMI Hrvatska

dodijelio je nositelju projekta Gradu Zagrebu i voditeljici projekta Anki Đurić Posebnu povelju za unaprjeđenje kvalitete usluga lokalne samouprave i regionalne uprave uz primjenu projektnog pristupa.



Rezultati projekta:

- Uspostavljen i ažuran Repozitorij poslovnih procesa Grada Zagreba na ARIS tehnološkoj platformi koji je baza znanja o poslovnoj tehnologiji Grada i podloga za analizu procesa

- Educirani korisnici za rad s alatom i metodologijama za upravljanje poslovnim procesima

- Provedene radionice u vezi s unapređenjem poslovnih procesa:

o Održano je 85 radionica sa 266 djelatnika svih ustrojstvenih jedinica radi dokumentiranja poslovnih procesa Grada Zagreba te radi edukacije nositelja temeljnih procesnih uloga za provođenje kontinuiranog unapređenja poslovnih procesa i upravljanja promjenama i unapređenjima kao stalnom aktivnosti

o Definirana je Mapa poslovnih modela svih poslovnih procesa Grada Zagreba, definirano je 339 modela procesa visoke razine te je detaljno dokumentirano postojeće stanje procesa za 280 modela podprocesa, za procese:
 Proces Imovinsko-pravni poslovi i imovina Grada
 Proces Prostorno uređenje, izgradnja Grada, graditeljstvo, komunalni poslovi i promet

o Izrađeni su novi procesi:
 Proces Upravljanje poslovnim procesima
 Proces Upravljanje projektnim ciklusom

- Provedene su kvalitativne analize i izrađeni katalozi slabih točaka za procese Imovinsko - pravnih poslova i imovine Grada i za procese Prostornog uređenja, izgradnje Grada, graditeljstva, komunalnih poslova i prometa

- Definirana vlasnička i upravljačka struktura svih poslovnih procesa Grada (uspostava organizacije koja optimalno podržava odvijanje cjelovitih poslovnih procesa – procesnu organizaciju):

o Definirana je Matrica odgovornosti za sve poslovne procese Grada Zagreba i Gradske skupštine Grada Zagreba i izrađeni su prateći akti za implementaciju procesno orijentirane organizacije

o Definirani su vlasnici procesa (čelnici gradskih upravnih tijela) i menadžeri procesa (rukovodeći službenici odgovorni za pojedina poslovna područja iz nadležnosti Grada Zagreba)

- Nakon kvalitativne analize slabih točaka dokumentirani su prijedlozi poboljšanja modela procesa na visokoj razini za procese Imovinsko - pravnih poslova i imovine Grada i procese Prostornog uređenja, izgradnje Grada, graditeljstva, komunalnih poslova i prometa.


Rezultati projekta osigurali su podlogu za kontinuirano, djelotvorno i učinkovito unapređenje poslovanja Grada i brži razvoj kvalitetnih usluga koje Grad pruža građanima i poduzetnicima kroz omogućavanje:

- Većeg utjecaja stanovništva i poslovne zajednice na izgradnji kvalitetnih, troškovno prihvatljivih i održivih usluga
- Povezivanja ljudi, poslovanja i fizičkog svijeta
- Agilnosti, brzine, mjerenja, transparentnosti i odgovornosti
- Olakšanog usklađenja sa zakonima i standardima (ISO 37120:2014, FMC, ITIL)
- Preduvjeta za praćenje i mjerenje procesa (definiranje ključnih pokazatelja uspješnosti)
- Kontinuiranog poboljšanja procesa, interoperabilnosti i digitalnog poslovanja
- Olakšanog razvoja i implementacije novih proizvoda i usluga
- Lakšeg upravljanja poslovnim procesima i djelotvornijeg i učinkovitijeg izvršavanja svakodnevnih zadataka
- Zamjene postojećih poslovnih modela
- Donošenja odluka na bazi činjenica
- Upotrebe Repozitorija poslovnih procesa Grada Zagreba kao baze znanja o poslovnoj tehnologiji Grada Zagreba za brže upravljanje promjenama